工资发放的内部控制案例分析
财会信报 日期：2014-09-29
财会信报 日期：2014-09-29
案例回放
徐姑娘，杭州本地人，2012年8月应聘到一家品牌服装企业杭州分公司，负责公司人员的招聘、工资等事宜。2013年5月份，她在做4月份工资报表时，因失误将已离职的小静做了进去，但公司还是给小静发了工资。发现出错之后，徐姑娘联系小静，让小静将多发的工资退回来。就是因为这件事，让她开始动起了贪念：拿到小静退回来的钱，如果不是她自己发现，公司是不会知道的，因为领导在审批工资单时并不仔细。
既然领导不会发现，那就多拿点。于是，徐姑娘在做工资表时，将之前两名离职员工的名字做进了工资表。她把报表交给公司经理，果然，经理没有仔细核查便签了名。
按照公司的工资发放流程，杭州分公司员工工资由徐姑娘做表，经理签字后，然后寄到总公司，由总公司财务直接打入每人的工资卡中。问题是，公司将钱打到了离职员工的卡中，徐姑娘不是还拿不到钱吗？这个她早想到了，她做表时，就注明了这两名离职员工的工资卡遗失，委托她本人转发，为此，她还伪造了委托书。于是，钱最终打到了她的卡上。
这样操作了几次后，公司并没有察觉，徐姑娘的胆子越来越大。但随意加人怕被公司经理发现，于是，她专门做了两张表，一张是真实的，一张是她加过名字伪造的。她将真实的报表交给经理签字，之后又在伪造的这张表上，模仿着经理的笔迹，签上经理的名字，并将这张伪造人数及有假签名的报表，交到总公司财务发工资，真实的报表则留了下来。
就这样一直持续到了2013年10月。公司请产假的小娟回来上班，她一上班就去问经理，为什么不给她发产假期间的工资。经理很纳闷，小娟的工资肯定是已经签发了的。于是，经理让公司财务去查，发现小娟休产假三个月，公司足额发放了3个月的工资，两笔打到公司的人事行政主管徐姑娘的卡里面，一笔发到小娟卡里面。后来一查知道，徐姑娘以小娟的卡遗失为由代为补办了新卡，新卡实际掌握在徐姑娘的手里，这事小娟并不知晓。
公司财务继续追查，发现了徐姑娘假签字的问题。最终查实，在半年左右时间里，徐姑娘通过伪造员工工资表与领导签名，以代收工资和办理新工资卡的方式，虚增7名员工工资并侵占公司资金共计人民币116 969.06元。案发后，徐姑娘已退还公司人民币114 000元。因涉嫌职务侵占罪，徐姑娘于2014年6月16日被杭州西湖区检察院依法提起公诉。
案例评述
工资发放是所有企事业单位都存在也是最常规的业务，绝大部分企业都设置了多道审核审批程序，防止工资发放环节可能出现的差错或舞弊行为。在本案例的公司中，同样也有人审核，但仍发生了舞弊案件，究其根本原因，主要存在以下三方面的问题：
（一）该公司领导所谓“审核”仅仅只是签名
从案例细节可以推测，该品牌服装企业杭州分公司部门及人员设置精简，徐姑娘作为负责工资表编制的人事，做表之后未有其他人员进行复核，即交至分公司负责人——案例中所提及的经理进行审批，然后交由总公司财务部进行工资发放。这种现象在分支机构较多的企业中较为常见。公司领导对人员变动情况不甚了解，或在“审核”时不能认真复核，那么所谓的“审核”也就仅仅只是一个签名而已，这样的审核是无效的。
工资发放涉及公司资金安全，且容易出现舞弊，应引起领导重视。若公司领导确实较忙，不能同时满足“了解公司人员变动”以及“审核认真”这两个条件，那么就应该为工资表编制人员设置一个B角，要求其掌握人事变动情况，同时每月对已编制完成的工资表进行逐条复核，有此保障之后，公司领导再对工资总量进行把控即可。当然，该B角可以设置在下属单位，也可以设置在总部人力资源部。若设置在总部，则应要求下属单位在发生人员变动时将相关信息及时传递至总部，确保总部能时时掌握下属单位人员的真实情况。
（二）财务人员缺乏应有审慎，频繁将工资打入与员工姓名不匹配的账号
通过案例描述可以发现，徐姑娘在前后半年内，虚增了7名员工，采用代收工资和办理新工资卡的方式，侵占公司资金十一万多元。银行对于新卡的开立管理日益严格，要求本人持身份证方可办理开卡，银行卡信息必然也与身份证信息相一致。因此，徐姑娘开立的新卡信息必然不是实际离职或请假人名。在这么长时间内，财务人员几乎每月都要将工资打入若干非工资表上人名的账户。对此，财务人员却没有任何怀疑，缺乏应有的职业谨慎。
总部财务人员因远离分子公司，对下属单位的人员情况并不了解，但应保持职业谨慎，对于上述可疑事项应通过询问下属单位负责人或工资领取人进行证实。因此，建议对于类似由总部直接发放工资的企业，应告知总部财务人员不应允许存在代发工资或将工资打入其他非本人账号的情况。
（三）缺少事后检查，无法及时发现问题
若非徐姑娘贪污了一位请假人员的正常工资，可能其舞弊案件至今仍未被察觉，可见该公司对于工资发放流程存在的风险认识不足，同时也缺少事后的检查行为。若总公司财务部或人事部能定期检核员工数量以及工资发放情况，则必然能尽早发现该舞弊案件。
对于资金全部由总部进行支付的公司而言，从表面来看，资金进行了统一管理，风险貌似较小，但仔细研究就会发现，因总部远离下属单位，无法确保下属单位发生经济事项的真实性。因此，对于此类企业应充分认识到该风险，并通过两种方式进行规避，其一是增加在下属单位内部的审核环节，确保更多相关人员参与审核；其二是增加事后的监督检查，通过检查及时发现问题。
徐姑娘，杭州本地人，2012年8月应聘到一家品牌服装企业杭州分公司，负责公司人员的招聘、工资等事宜。2013年5月份，她在做4月份工资报表时，因失误将已离职的小静做了进去，但公司还是给小静发了工资。发现出错之后，徐姑娘联系小静，让小静将多发的工资退回来。就是因为这件事，让她开始动起了贪念：拿到小静退回来的钱，如果不是她自己发现，公司是不会知道的，因为领导在审批工资单时并不仔细。
既然领导不会发现，那就多拿点。于是，徐姑娘在做工资表时，将之前两名离职员工的名字做进了工资表。她把报表交给公司经理，果然，经理没有仔细核查便签了名。
按照公司的工资发放流程，杭州分公司员工工资由徐姑娘做表，经理签字后，然后寄到总公司，由总公司财务直接打入每人的工资卡中。问题是，公司将钱打到了离职员工的卡中，徐姑娘不是还拿不到钱吗？这个她早想到了，她做表时，就注明了这两名离职员工的工资卡遗失，委托她本人转发，为此，她还伪造了委托书。于是，钱最终打到了她的卡上。
这样操作了几次后，公司并没有察觉，徐姑娘的胆子越来越大。但随意加人怕被公司经理发现，于是，她专门做了两张表，一张是真实的，一张是她加过名字伪造的。她将真实的报表交给经理签字，之后又在伪造的这张表上，模仿着经理的笔迹，签上经理的名字，并将这张伪造人数及有假签名的报表，交到总公司财务发工资，真实的报表则留了下来。
就这样一直持续到了2013年10月。公司请产假的小娟回来上班，她一上班就去问经理，为什么不给她发产假期间的工资。经理很纳闷，小娟的工资肯定是已经签发了的。于是，经理让公司财务去查，发现小娟休产假三个月，公司足额发放了3个月的工资，两笔打到公司的人事行政主管徐姑娘的卡里面，一笔发到小娟卡里面。后来一查知道，徐姑娘以小娟的卡遗失为由代为补办了新卡，新卡实际掌握在徐姑娘的手里，这事小娟并不知晓。
公司财务继续追查，发现了徐姑娘假签字的问题。最终查实，在半年左右时间里，徐姑娘通过伪造员工工资表与领导签名，以代收工资和办理新工资卡的方式，虚增7名员工工资并侵占公司资金共计人民币116 969.06元。案发后，徐姑娘已退还公司人民币114 000元。因涉嫌职务侵占罪，徐姑娘于2014年6月16日被杭州西湖区检察院依法提起公诉。
案例评述
工资发放是所有企事业单位都存在也是最常规的业务，绝大部分企业都设置了多道审核审批程序，防止工资发放环节可能出现的差错或舞弊行为。在本案例的公司中，同样也有人审核，但仍发生了舞弊案件，究其根本原因，主要存在以下三方面的问题：
（一）该公司领导所谓“审核”仅仅只是签名
从案例细节可以推测，该品牌服装企业杭州分公司部门及人员设置精简，徐姑娘作为负责工资表编制的人事，做表之后未有其他人员进行复核，即交至分公司负责人——案例中所提及的经理进行审批，然后交由总公司财务部进行工资发放。这种现象在分支机构较多的企业中较为常见。公司领导对人员变动情况不甚了解，或在“审核”时不能认真复核，那么所谓的“审核”也就仅仅只是一个签名而已，这样的审核是无效的。
工资发放涉及公司资金安全，且容易出现舞弊，应引起领导重视。若公司领导确实较忙，不能同时满足“了解公司人员变动”以及“审核认真”这两个条件，那么就应该为工资表编制人员设置一个B角，要求其掌握人事变动情况，同时每月对已编制完成的工资表进行逐条复核，有此保障之后，公司领导再对工资总量进行把控即可。当然，该B角可以设置在下属单位，也可以设置在总部人力资源部。若设置在总部，则应要求下属单位在发生人员变动时将相关信息及时传递至总部，确保总部能时时掌握下属单位人员的真实情况。
（二）财务人员缺乏应有审慎，频繁将工资打入与员工姓名不匹配的账号
通过案例描述可以发现，徐姑娘在前后半年内，虚增了7名员工，采用代收工资和办理新工资卡的方式，侵占公司资金十一万多元。银行对于新卡的开立管理日益严格，要求本人持身份证方可办理开卡，银行卡信息必然也与身份证信息相一致。因此，徐姑娘开立的新卡信息必然不是实际离职或请假人名。在这么长时间内，财务人员几乎每月都要将工资打入若干非工资表上人名的账户。对此，财务人员却没有任何怀疑，缺乏应有的职业谨慎。
总部财务人员因远离分子公司，对下属单位的人员情况并不了解，但应保持职业谨慎，对于上述可疑事项应通过询问下属单位负责人或工资领取人进行证实。因此，建议对于类似由总部直接发放工资的企业，应告知总部财务人员不应允许存在代发工资或将工资打入其他非本人账号的情况。
（三）缺少事后检查，无法及时发现问题
若非徐姑娘贪污了一位请假人员的正常工资，可能其舞弊案件至今仍未被察觉，可见该公司对于工资发放流程存在的风险认识不足，同时也缺少事后的检查行为。若总公司财务部或人事部能定期检核员工数量以及工资发放情况，则必然能尽早发现该舞弊案件。
对于资金全部由总部进行支付的公司而言，从表面来看，资金进行了统一管理，风险貌似较小，但仔细研究就会发现，因总部远离下属单位，无法确保下属单位发生经济事项的真实性。因此，对于此类企业应充分认识到该风险，并通过两种方式进行规避，其一是增加在下属单位内部的审核环节，确保更多相关人员参与审核；其二是增加事后的监督检查，通过检查及时发现问题。