房地产企业常见内控缺陷
北大纵横 日期：2023-02-06
北大纵横 日期：2023-02-06
房地产行业具有开发周期长、投入大、产品不能移动、资质管理较为严格、易受到政策影响房价波动较大、高风险等特点，在诸多外部因素不可控的前提下，企业内部控制的健全与完善至关重要。我将从投资管理、工程管理、采购管理、物业管理、人力资源管理等模块梳理房地产企业常见内部控制缺陷并提供优化建议，希望给企业管理者带来一些帮助。
一 投资管理
投资后评价不健全。投资管理全流程包括可研、决策、实施、中止、终止、后评价。后评价指项目已经完成并运行一段时间后，对项目的目的、执行过程、效益、作用和影响进行系统的、客观的分析和总结。由于后评价处在投资活动的最末端，常常被忽略其效果，逐渐流于形式，后评价报告缺乏真实性，导致无法有效反馈投资过程中存在的问题。
建议企业应当建立健全投资项目的后评估制度，对项目预期目标的实现情况和项目投资效益等进行综合分析与评价，总结经验教训，为未来项目的决策和提高投资决策管理水平提出建议。其次，企业应当采取切实有效措施，保证项目后评估的公开、客观和公正。原则上，凡是承担项目可行性研究报告编制、立项决策、设计、监理、施工等业务的机构不得从事该项目的后评估工作，以保证后评估的独立性。最后，要严格落实工程项目决策及执行相关环节责任追究制度，项目后评估结果应当作为绩效考核和责任追究的依据。
二 工程管理
变更机制不健全。变更一般包括设计变更、工程变更，部分企业也叫工程洽商。企业对于各类变更的定义、标准、决策权限等的界定，容易模糊化、概念化，部分企业为了避免承担决策上的责任，不论金额大小，统一由总办会等进行决策，导致决策效率低下，也存在变更未经合理审查，使得投资无法有效控制。
企业应该根据区域、业务特点等自行明确各类变更的定义、标准、决策权限。制定严格的变更管理制度。设计单位应当提供全面、及时的现场服务，避免设计与施工相脱节的现象发生，减少设计变更的发生。对确需进行的变更，应尽量控制在设计阶段，采用层层审批等方法，以使投资得到有效控制。
三 采购管理
采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。
生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。
四 物业管理
物业作为服务端，常常让人诟病，由此引发的诉讼也屡见不鲜。常见的缺陷有物业公司与施工单位责任不明确，出现问题推诿扯皮不及时解决，或物业公司提供的服务质量差，无法做到让住户满意。
对外而言，房地产企业应建立完善客户满意度评价机制、从多元化渠道收集物业服务质量反馈信息，确保信息真实，对收集到的信息进行有效数据分析，及时提高物业服务质量；对内而言，房地产企业应针对物业公司建立供应商评价体系，甄选优质物业服务公司。
五 人力资源管理
房地产企业人力资源政策残缺，没有一套完整的人力资源政策，缺少严格的员工准入机制，造成聘用的员工专业素质参差不齐。缺乏对于企业用工的政策、法规研究，对员工的继续教育和员工培训不重视，使企业跟不上社会发展，享受不到国家出台的利好政策，甚至会受到相关处罚。同时很多企业也缺乏员工的激励机制和晋升平台，这严重打击了员工的积极性以及对公司的认同感。致使企业人才流失，丧失竞争力。
公司应根据每个岗位的需要制定严格的人才准入机制，严格聘用制度，充分了解各部门所需人才条件，审慎用人。将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准。其次要对公司员工定期培训，提升专业素养，细化培训考核制度。企业还要有赏罚分明的奖惩机制和绩效考核制度，尽可能量化考核指标。充分利用激励机制，提高员工的积极性，及时了解员工诉求，为员工打造晋升平台。对关键特殊岗位还要实行岗位轮换制度和不相容职务相分离等，避免相关人员串通舞弊、泄露公司商业机密。
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一 投资管理
投资后评价不健全。投资管理全流程包括可研、决策、实施、中止、终止、后评价。后评价指项目已经完成并运行一段时间后，对项目的目的、执行过程、效益、作用和影响进行系统的、客观的分析和总结。由于后评价处在投资活动的最末端，常常被忽略其效果，逐渐流于形式，后评价报告缺乏真实性，导致无法有效反馈投资过程中存在的问题。
建议企业应当建立健全投资项目的后评估制度，对项目预期目标的实现情况和项目投资效益等进行综合分析与评价，总结经验教训，为未来项目的决策和提高投资决策管理水平提出建议。其次，企业应当采取切实有效措施，保证项目后评估的公开、客观和公正。原则上，凡是承担项目可行性研究报告编制、立项决策、设计、监理、施工等业务的机构不得从事该项目的后评估工作，以保证后评估的独立性。最后，要严格落实工程项目决策及执行相关环节责任追究制度，项目后评估结果应当作为绩效考核和责任追究的依据。
二 工程管理
变更机制不健全。变更一般包括设计变更、工程变更，部分企业也叫工程洽商。企业对于各类变更的定义、标准、决策权限等的界定，容易模糊化、概念化，部分企业为了避免承担决策上的责任，不论金额大小，统一由总办会等进行决策，导致决策效率低下，也存在变更未经合理审查，使得投资无法有效控制。
企业应该根据区域、业务特点等自行明确各类变更的定义、标准、决策权限。制定严格的变更管理制度。设计单位应当提供全面、及时的现场服务，避免设计与施工相脱节的现象发生，减少设计变更的发生。对确需进行的变更，应尽量控制在设计阶段，采用层层审批等方法，以使投资得到有效控制。
三 采购管理
采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。
生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。
四 物业管理
物业作为服务端，常常让人诟病，由此引发的诉讼也屡见不鲜。常见的缺陷有物业公司与施工单位责任不明确，出现问题推诿扯皮不及时解决，或物业公司提供的服务质量差，无法做到让住户满意。
对外而言，房地产企业应建立完善客户满意度评价机制、从多元化渠道收集物业服务质量反馈信息，确保信息真实，对收集到的信息进行有效数据分析，及时提高物业服务质量；对内而言，房地产企业应针对物业公司建立供应商评价体系，甄选优质物业服务公司。
五 人力资源管理
房地产企业人力资源政策残缺，没有一套完整的人力资源政策，缺少严格的员工准入机制，造成聘用的员工专业素质参差不齐。缺乏对于企业用工的政策、法规研究，对员工的继续教育和员工培训不重视，使企业跟不上社会发展，享受不到国家出台的利好政策，甚至会受到相关处罚。同时很多企业也缺乏员工的激励机制和晋升平台，这严重打击了员工的积极性以及对公司的认同感。致使企业人才流失，丧失竞争力。
公司应根据每个岗位的需要制定严格的人才准入机制，严格聘用制度，充分了解各部门所需人才条件，审慎用人。将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准。其次要对公司员工定期培训，提升专业素养，细化培训考核制度。企业还要有赏罚分明的奖惩机制和绩效考核制度，尽可能量化考核指标。充分利用激励机制，提高员工的积极性，及时了解员工诉求，为员工打造晋升平台。对关键特殊岗位还要实行岗位轮换制度和不相容职务相分离等，避免相关人员串通舞弊、泄露公司商业机密。
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